Microsoft 365 Copilot powstał po to, aby odmienić realia pracy w takim stopniu, w jakim wcześniej zrobiły to komputery i internet. Sztuczna inteligencja pomaga pracownikom wykonywać zadania szybciej, dzięki temu, że nie muszą oni tracić czasu na zbędne czynności. A jak to się sprawdza w praktyce?
W ramach inicjatywy wprowadzania AI do sektora publicznego rząd Wielkiej Brytanii przez 3 miesiące testował Copilota z 20 tysiącami pracowników. Teraz dzieli się dokładnym raportem z wykresami i wnioskami. To ciekawy dokument, który mówi o tym, w jakich scenariuszach asystent AI jest przydatny, ile czasu pozwala zaoszczędzić na konkretnych zadaniach, w jakich aplikacjach jest najchętniej otwierany oraz jak jest oceniany przez pracowników.
Brytyjska agencja rządowa Government Digital Service (GDS) udostępniła prawdopodobnie największy jak do tej pory raport dotyczący użycia Microsoft 365 Copilot. Usługa była testowana od 30 września do 31 grudnia 2024 przez 20 tysięcy pracowników rządowych z różnych organizacji, z których 7115 odesłało ankiety i z których od 14500 pobrano zanonimizowane dane dotyczące użycia. Rzućmy teraz okiem na najważniejsze statystyki.
Microsoft 365 Copilot w poszczególnych aplikacjach
W ciągu 3 miesięcy testowania Copilota jego użycie wzrosło we wszystkich aplikacjach, w których jest dostępny. Najchętniej używany był Copilot w Teams z najwyższym wskaźnikiem adaptacji 71%, a dalej – Copilot w Word, Microsoft Copilot Chat, Copilot w Outlook, Copilot w PowerPoint i Copilot w Excelu.
Użytkownicy odpowiedzieli też, jak często korzystali z asystenta w danej aplikacji. 33% ankietowanych używało go codziennie w Teams, 25% w Wordzie, a 24% ankietowanych w Teams. 43% korzystało z Copilota w Wordzie raz w tygodniu. Najrzadziej używane implementacje to Copilot w OneNote oraz Business Chat.
Jeśli chodzi o użycie M365 Copilot w poszczególnych grupach zawodowych, trend wskazuje na jego codzienne użycie w komunikacji (Teams, Outlook) i cotygodniowe użycie przy tworzeniu treści (Word, Excel, PowerPoint). 25% przedstawicieli 13 spośród 15 badanych zawodów korzystało z Copilota w Teams każdego dnia, a 40% przedstawicieli 11 zawodów korzystało z niego każdego tygodnia w Wordzie.
Microsoft 365 Copilot – ile czasu pozwala zaoszczędzić?
Oszczędność czasu, jaką daje Microsoft 365 Copilot, zmierzono zarówno na podstawie odpowiedzi uczestników, jak i poprzez zbieranie danych o użyciu. Najwięcej badanych (28%) uważa, że dzięki asystentowi AI oszczędzali 11-30 minut dziennie, 23% – 31-60 minut, 14% – ponad godzinę, 13% – 5-10 minut, 5% – poniżej 5 minut, a 17% uznało, że w ogóle nie zaoszczędzili czasu. Uśredniając, Copilot pozwolił badanym zaoszczędzić 26 minut dziennie, czyli 13 dni roboczych w perspektywie roku.
Najwięcej czasu M365 Copilot pozwolił zaoszczędzić przy tworzeniu dokumentów (24 minuty) i prezentacji (19 minut), zaś najmniej – przy planowaniu spotkań. Jednocześnie duża grupa badanych uznała, że Copilot w PowerPoint nie dał im żadnych oszczędności czasowych. Wymiar zaoszczędzonego czasu różnił się też znacznie w zależności od grupy zawodowej.
Długość zaoszczędzonego czasu jest w dużej mierze skorelowana z zadowoleniem z Copilota. Przodują grupy zajmujące się dostawą projektów i operacji, finansami, technologią (w tym cyfrową) i danymi, HR-em, reklamą, zarządzaniem informacją i wiedzą oraz komunikacją. Najniższe oszczędności czasu oraz poziomy zadowolenia cechowały grupy zajmujące się własnością, podatkami, kwestiami prawnymi oraz nauką i inżynierią.
Jakie korzyści daje Microsoft 365 Copilot zdaniem użytkowników?
Ankietowani najczęściej zgadzali się ze stwierdzeniami takimi jak:
- „Copilot skraca czas, który spędzam na wyszukiwaniu informacji” – 74%
- „Copilot zwiększa moją ogólną produktywność” – 72%
- „Copilot oszczędza mój czas przy żmudnych zadaniach” – 72%
- „Copilot pomaga mi przydzielić więcej czasu na strategiczne zadania” – 71%
- „Copilot pozwala mi skupić się na bardziej satysfakcjonującej pracy” – 68%
- „Copilot poprawia jakość mojej pracy” – 65%
- „Copilot pomaga mi być bardziej kreatywnym/kreatywną” – 56%
- „W rezultacie korzystania z Copilota czuję się bardziej spełniony/a w pracy” – 56%
- „W rezultacie korzystania z Copilota czuję się bardziej zmotywowany/a w pracy” – 53%
- „W rezultacie korzystania z Copilota mam lepszy work/life balance” – 38%
Własne spostrzeżenia użytkowników na temat Copilota w Microsoft 365
Ankietowani mieli możliwość wyrażenia własnych opinii na temat Copilota w Microsoft 365. Feedback sugerował, że wraz ze wzrostem znajomości narzędzia rośnie też produktywność. Odpowiedzi poruszały najczęściej następujące tematy:
- Dostępność i inkluzywność – użytkownicy zgadzali się, że M365 Copilot znacząco pomaga osobom z niepełnosprawnościami. Zaobserwowano to także w innych programach pilotażowych oraz wczesnego dostępu w sektorze publicznym.
- Wydajność i oszczędność czasu – użytkownicy dostrzegli wartość Copilota polegającą na tym, że zmniejsza on wysiłek przy wykonywaniu żmudnych i powtarzających się zadań.
- Jakość pracy – użytkownicy zaobserwowali wzrost jakości ich pracy.
- Krzywa uczenia się i użyteczność – użytkownicy mówili o potrzebie, by nauczyć się, jak korzystać z Copilota w Microsoft 365 i efektywnie tworzyć prompty oraz zmienić wzorce użytkowania, aby wyciągnąć z niego jak najwięcej wartości.
- Niezawodność i dokładność – część uczestników wyrażała obawy, że M365 Copilot może generować niepoprawne informacje, a także obawy związane z wykorzystaniem narzędzi AI w zadaniach wymagających myślenia krytycznego i kreatywności oraz z wpływem technologii AI na środowisko.
Wnioski z największego badania użytkowników Copilota
Choć jest to duże badanie, Government Digital Service wskazuje na pewne jego ograniczenia – zwłaszcza to czasowe. Uczestnicy testowali Microsoft 365 Copilot przez 3 miesiące, a ich poziomy doświadczenia były różne. GDS wśród kluczowych wnioskach z tego badania podaje, że użytkownicy oszczędzali średnio 26 minuty dziennie dzięki temu asystentowi AI, a 70% z nich zgadza się, że Copilot w Microsoft 365 skraca czas potrzebny na wyszukiwanie informacji i wykonywanie żmudnych zadań, zostawiając więcej czasu na działania strategiczne.
Ogólne zadowolenie z Copilota było wysokie. Średnia ocena satysfakcji to 7,7 na 10, a średnia rekomendacji – 8,2 na 10. Użytkownicy nie tylko doświadczyli oszczędności czasu, ale też poczuli, że to narzędzie reprezentuje pozytywny krok naprzód zarówno dla nich, jak i dla ich organizacji. Dodatkowy wgląd dotyczył pozytywnego wpływu na użytkowników z potrzebami ułatwień dostępu, wskazując na niewykorzystany potencjał w tym obszarze, wymagający dalszej eksploracji – dodaje GDS.
Nastawienie użytkowników do usługi Microsoft 365 Copilot okazało się przytłaczająco pozytywne. Aż 82% ankietowanych wyraziło opinię, że nie chciałoby już powrotu do warunków pracy bez Copilota.
Źródło: Microsoft 365 Copilot Experiment: Cross-Government Findings Report, GOV.UK
Opracowanie: Krzysztof Sulikowski
