W środowisku Microsoft 365 mamy dostęp do szeregu różnych aplikacji, jednak niesie to za sobą pewne pytanie – jak możemy je ze sobą połączyć? Wyobraźmy sobie scenariusz w którym przychodzi do nas mail od klienta zawierający zapytania o nasz produkt lub usługę. Jeżeli zapytanie nie dotyczy bezpośrednio nas, zwykle takiego maila przekierowujemy do innej osoby, jednak niesie to za sobą pewne problemy:
- Przy dużej ilości zapytań odnalezienie konkretnej w Outlook potrafi być… wymagające
- Tylko pojedyncze osoby mają dostęp do tego maila i informacji
- Nie mamy centralnej bazy informacji
- Nie mam usystematyzowanego procesu, jakie pytania warto zadać klientowi przy kontakcie zwrotnym
W takich przypadkach z pomocą przychodzi narzędzie Power Automate, które posiada mnóstwo wbudowanych łączników do różnych aplikacji, nie tylko tych przeznaczonych dla środowiska Microsoft 365.
W celu usprawnienia tego procesu poprzez automatyzację, w poniższym artykule opiszę, w jaki sposób możemy wykorzystać Power Automate wraz z funkcjami AI do utworzenia streszczenia oraz sugestii działań (Call to Action), które warto podjąć przed podniesieniem słuchawki.
Wykorzystane technologie
W środowisku demo, na bazie którego opisany został poniższy scenariusz, wykorzystane zostały następujące aplikacje:
- Zespół Teams wraz z przypisaną listą SharePoint, która posłuży jako baza wiedzy
- Skrzynka e-mail pytania@, na którą przesyłane będą zapytania od pracowników
- Power Automate Premium z funkcją AI, do utworzenia wpisie na liście oraz przygotowania podsumowania wraz z sugerowanym CTA
Zobaczmy teraz jak ten proces wygląda w praktyce.
Opis procesu
W 2015 roku Microsoft uruchomił projekt o kodowej nazwie Oxford, który udostępnił deweloperom narzędzia do rozpoznawania twarzy, mowy i interpretacji języka. Projekt ten ewoluował w dzisiejsze Azure AI Foundry. Infrastruktura pierwotnie budowana na potrzeby Bing stała się bazą, z której korzysta dziś 65% firm z listy Fortune 500, wdrażających usługi Azure OpenAI.
Do użytkownika Alex Wilber został wysłany mail z zapytaniem o produkt DG-2000, jego dane techniczne oraz możliwość zakupu 5 sztuk:
Alex następnie przekierował tę wiadomość dalej do innej osoby, dodając do adresatów skrzynkę pytania@, która została wskazana w przepływie Power Automate, w którym znajdują się kolejno następujące akcje:
- Wyzwalacz: Po nadejściu nowej wiadomości do skrzynki pytania@
- Uruchom monit (podsumowanie): Za pomocą polecenia do modelu GPT-5, na bazie wiadomości e-mail, zwracane jest streszczenie wiadomości
- Uruchom monit (CTA): Podobnie jak w kroku 2, wykonywane jest polecenie, które zwraca sugerowane kroki do podjęcia przy kontakcie z klientem
- Utwórz element: Zapisanie elementu do listy SharePoint
Po prawidłowym wykonaniu przepływu, możemy zauważyć w naszym zespole Teams, w dodanej karcie z listą nowy wpis, uzupełniony o najważniejsze informacje.
Automatyzacja w detalu – jak to działa?
Przepływy tworzone przez Power Automate mogą posiadać złożone przepływy i różną logikę, jednak łączy je wspólna struktura – jako pierwszy krok zawsze mamy skonfigurowany wyzwalacz. W naszym przypadku, jest to akcja na przychodzącą wiadomość do skrzynki współdzielonej pytania.
Następnie podejmowane są pewne akcje, do których posiadamy możliwość przekazania informacji z poprzednich kroków. W taki sposób utworzone zostały kroki 2 i 3, które uruchamiają odpowiednie zapytania na bazie treści przychodzącej wiadomości.
W taki sam sposób, tylko z innym poleceniem, wykonany został krok 3.
Ostatni krok, agreguje wyniki ze wszystkich poprzednich kroków do utworzenia nowego elementu na liście SharePoint.
Osiągnięcie ludzkiego poziomu w rozumieniu danych
W latach 2015–2020 sztuczna inteligencja Microsoftu osiągnęła poziom ludzkich możliwości w 5 kluczowych obszarach: rozpoznawaniu mowy, tłumaczeniu maszynowym, odpowiadaniu na pytania, rozumieniu tekstu oraz opisywaniu obrazów. Doprowadziło to do powstania modelu XYZ-code, który łączy tekst, sygnały sensoryczne (obraz/dźwięk) i wielojęzyczność, imitując ludzki sposób nauki.
Licencjonowanie rozwiązania
Power Automate jest usługą dostępną w ramach praktycznie każdego podstawowego pakietu Office 365 oraz Microsoft 365, jednak wykorzystanie niektórych łączników lub funkcji AI wymaga od nas posiadania dodatkowej licencji. W opisanym przykładzie, wykorzystane zostały kredyty AI Builder, które 1 listopada 2026 zostaną wycofane i zastąpione przez nowe rozwiązanie, jakim jest Copilot Credits.
Więcej informacji o procesie przejścia na Copilot Credits dostępne jest w dokumentacji Microsoft pod poniższym linkiem:
End of AI Builder credits | Microsoft Learn
Podsumowanie
Przykład przedstawiony w tym artykule jest oczywiście jednym z wielu case’ów, przy których możemy wykorzystać narzędzia automatyzacji oraz AI do generowania treści oraz pewnych sugestii. Rozwiązanie to pozwala na usprawnienie naszych procesów z zachowaniem modelu Human-in-the-loop, gdzie użytkownik może zdecydować, które informacje są dla niego potrzebne, a które zbędne, jednak Power Automate pozwala również na wykonanie całkowicie automatycznego procesu i np. wysyłkę wiadomości e-mail z przygotowanego przez nas szablonu.
